Hvorfor cloud-bogføring er en fordel for både revisor og virksomhed

Bogføring har altid været en kerneopgave i enhver virksomhed, men måden, den udføres på, har ændret sig dramatisk de seneste år. Hvor man tidligere sad med mapper fyldt med bilag, kassebøger og manuelle opgørelser, er bogføringen i dag i høj grad blevet digitaliseret. Den største udvikling er uden tvivl introduktionen af cloud-bogføring, hvor regnskaber, bilag og økonomiske data opbevares og behandles online i stedet for på lokale computere.

Denne udvikling er ikke kun en teknologisk trend – det er et skift, der fundamentalt ændrer samarbejdet mellem virksomhed og revisor. Med cloud-bogføring kan begge parter arbejde på de samme data i realtid, hvilket giver langt større fleksibilitet, gennemsigtighed og effektivitet.

I denne artikel ser vi på, hvorfor cloud-bogføring er en fordel for både revisor og virksomhed, hvilke konkrete muligheder det åbner op for, og hvordan virksomheder kan drage nytte af de mange funktioner, som moderne cloud-løsninger tilbyder.

Hvad er cloud-bogføring?

Cloud-bogføring betyder, at virksomhedens regnskabsdata ikke længere er bundet til én bestemt computer eller server. I stedet gemmes data sikkert på eksterne servere i “skyen” og kan tilgås fra enhver computer, tablet eller mobil med internetadgang.

Moderne cloud-løsninger som e-conomic, Dinero, Billy og lignende tilbyder:

• Automatisk indlæsning af banktransaktioner.

• Integration med fakturerings- og lønsystemer.

• Digital lagring af bilag og kvitteringer.

• Realtidsadgang for både virksomhed og revisor.

I stedet for at udveksle mapper eller USB-stik kan man nu dele adgang direkte. Det sparer tid, minimerer fejl og skaber et mere fleksibelt samarbejde.

Hvorfor er cloud-bogføring en fordel for virksomheden?

For virksomheder er fordelen ved cloud-bogføring først og fremmest, at det skaber overblik og effektivitet.

Med cloud-bogføring kan virksomhedsejeren:

• Se opdaterede nøgletal i realtid.

• Få hurtigere indblik i likviditet, omsætning og udgifter.

• Uploade kvitteringer direkte fra mobilen, så bilag ikke bliver væk.

• Få automatisk påmindelse om momsindberetning og deadlines.

For mange mindre virksomheder betyder det, at bogføringen ikke længere føles som en uoverskuelig byrde, men som et redskab til bedre styring af økonomien.

Et konkret eksempel er en iværksætter i Svendborg, der drev en webshop. Før cloud-løsningen blev alt bogført manuelt i et regneark, hvilket ofte førte til forsinkelser og fejl. Efter at have implementeret cloud-bogføring kunne alle salg registreres automatisk, og kvitteringer blev uploadet via app. Resultatet var et regnskab, der altid var opdateret – og en ejer, der kunne bruge tiden på at udvikle sin forretning fremfor at rode med manuelle opgaver.

Hvorfor er cloud-bogføring en fordel for revisoren?

Fra revisors perspektiv er cloud-bogføring en gamechanger. Tidligere modtog revisor regnskaberne længe efter, at transaktionerne var sket, og meget af arbejdet bestod i at rydde op i rodede mapper. Med cloud-løsninger har revisor direkte adgang til virksomhedens data i realtid, hvilket ændrer arbejdsgangen markant.

En revisor Svendborg kan med cloud-bogføring:

• Opdage fejl hurtigt, fordi tallene er opdaterede hele tiden.

• Tilbyde løbende sparring i stedet for kun årlige møder.

• Analysere udviklingen i nøgletal med større præcision.

• Automatisere dele af arbejdet, så tiden kan bruges på rådgivning i stedet for manuel bogføring.

Det betyder, at revisionen ikke længere kun handler om at kontrollere – den bliver i højere grad en rådgivende funktion, hvor revisor kan hjælpe med at træffe bedre beslutninger.

Fælles fordele: Samarbejde i realtid

Det helt særlige ved cloud-bogføring er, at virksomhed og revisor arbejder på samme platform. Det betyder, at begge parter altid ser de samme data, og at kommunikationen bliver langt mere effektiv.

I praksis betyder det, at:

• Virksomheden ikke behøver vente på, at revisor sender opdaterede rapporter.

• Revisor kan stille spørgsmål direkte til specifikke poster, mens de stadig er aktuelle.

• Eventuelle problemer opdages og løses løbende i stedet for ved årets afslutning.

Denne form for samarbejde gør, at bogføring og revision bliver en dynamisk proces fremfor en årlig begivenhed.

Sikkerhed og compliance

En af de mest almindelige bekymringer ved cloud-bogføring er datasikkerhed. Mange virksomhedsejere spørger sig selv: Er det sikkert at have alle regnskabsdata i skyen?

Svaret er ja – og ofte mere sikkert end traditionelle løsninger. Cloud-udbydere bruger avanceret kryptering, backup-systemer og adgangskontrol, der overstiger, hvad de fleste virksomheder selv kan tilbyde.

Derudover sikrer cloud-løsninger, at regnskabet altid lever op til gældende lovgivning og krav fra myndigheder. Opdateringer implementeres automatisk, så virksomheden ikke selv behøver holde styr på nye regler om fx digital bogføring eller momsindberetning.

Økonomiske fordele

Cloud-bogføring er ikke kun en praktisk fordel – det kan også spare penge.

• Virksomheden slipper for dyre softwarelicenser og installationer.

• Der er færre omkostninger til backup og IT-drift.

• Tiden, der spares på manuel bogføring, kan bruges på kerneforretningen.

For revisor betyder automatiseringen, at der er mindre tid brugt på at rette fejl og bogføre bilag. Denne tid kan i stedet anvendes på rådgivning, som skaber mere værdi for kunden.

Eksempel: Samarbejde på en ny måde

En lokal produktionsvirksomhed i Svendborg valgte for nylig at skifte til cloud-bogføring. Tidligere afleverede de mapper med bilag til deres revisor én gang om året, hvilket betød, at mange fejl først blev opdaget længe efter.

Efter skiftet kunne en revisor Svendborg følge med løbende. Da virksomheden fik likviditetsproblemer i foråret, kunne revisor hurtigt se udviklingen i tallene og rådgive om en løsning, før problemet voksede sig større. Samarbejdet gik fra at være bagudskuende til at være fremadskuende – og det gav virksomheden et helt nyt økonomisk overblik.

Fremtidens potentiale

Cloud-bogføring er kun begyndelsen. Fremtiden vil byde på endnu mere integration mellem systemer – fx automatisk indhentning af fakturaer, kunstig intelligens, der kan opdage fejl, og fuld automatisering af moms- og skatteindberetning.

For virksomheder betyder det, at bogføringen i høj grad kan køre automatisk, mens revisorens rolle bliver at analysere, rådgive og hjælpe med at træffe de strategiske beslutninger. Det giver et samarbejde, hvor teknologien tager sig af rutinerne, og revisoren tilfører den menneskelige indsigt.

Cloud-bogføring er en af de mest betydningsfulde ændringer i moderne økonomistyring. For virksomheder giver det bedre overblik, færre fejl og større fleksibilitet. For revisorer giver det mulighed for at arbejde mere effektivt og rådgivende. Og i samspillet skabes et samarbejde, hvor begge parter får mest muligt ud af ressourcerne.

Hos Finara kan du finde en rådgiver, der hjælper med at udnytte cloud-løsninger optimalt – uanset om du søger en landsdækkende ekspert eller en lokal revisor Svendborg, der kender markedet og kan kombinere teknologi med personlig rådgivning.